Privacyverklaring

Toelichting
Fiducie Ambulante Begeleiding (Fiducie) heeft zich te houden aan de privacywetgeving “De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)”.  Hieronder staat beschreven wat de privacyverklaring/privacyreglement van Fiducie Ambulante Begeleiding betekend.

Wat betekent de Privacyverklaring
Fiducie is verantwoordelijk voor wat er met de persoonsgegevens van onze cliënten gebeurt. Daarom beschrijven wij welke persoonsgegevens wij vragen, waarvoor we de persoonsgegevens gebruiken en wie gebruik maakt van deze gegevens.

Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor
Hieronder vind u een opsomming van veel voorkomende gegevens die wij nodig hebben om de juiste zorg te kunnen leveren.

  • Algemene persoonsgegevens (Naam, geboortedatum etc)

Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie, persoonlijke communicatie met onze cliënten en het betrekken van het sociale netwerk van de cliënt (indien nodig). Wij gebruiken deze gegevens ook voor de instandhouding en declareren van de juiste zorg en de externe verantwoording over de verleende zorg naar de gemeentes.

  • Burgerservicenummer (BSN)

Om gegevens die betrekking hebben op de cliënt uit te wisselen met gemeentes of andere zorgaanbieders, zijn wij verplicht het Burgerservicenummer te gebruiken. Bijvoorbeeld ter verificatie van de persoon of bij facturaties.

  • Contactgegevens, ook van de wettelijke vertegenwoordiger als daar sprake van is.

Deze gegevens gebruiken wij om te communiceren met onze cliënten en om te factureren naar de gemeentes of de factuur naar (wettelijke vertegenwoordiger van) cliënt te sturen. Deze gegevens zijn in eerste instantie alleen beschikbaar voor de administratief medewerker, begeleider(s) en casusregisseur. Indien nodig worden deze gegevens gedeeld met andere zorginstanties die te maken hebben met het verbeteren van de zorg. Dit wordt zoveel mogelijk van te voren besproken met de cliënt.

  • Medische / specialistische, gedrag gerelateerde, sociaal – maatschappelijke en begeleidingsgegevens.

Deze gegevens worden gebruikt voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg. Deze zijn voor de cliënt ook terug te vinden in het zorgplan van de cliënt. In het zorgplan worden ook de persoonsgegevens en de Burgerservicenummer vermeld.

  • Invullen van het incidentenformulier bij incidenten met cliënt, de getroffen maatregelen en de schade/letsel.

Dit gebruiken wij voor de handhaving en optimaliseren van de kwaliteit van de zorg. Hierin vermelden wij bijvoorbeeld de naam van de cliënt en de locatie waar het incident heeft plaatsgevonden. Uiteraard vermelden wij ook wat het incident inhield.

Bovenstaande gegevens mogen wij intern gebruiken zonder daarvoor uw specifieke toestemming te hoeven vragen. Als wij voor bepaalde doelen andere gegevens nodig hebben, zullen we deze verwerken in overeenstemming met de eisen van de AVG.

Overige Persoonsgegevens
Gegevens worden altijd met een omschreven doel vastgelegd. Overige bijzondere en extra gevoelige persoonsgegevens (zoals godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet zonder toestemming vastleggen. Wanneer we bijvoorbeeld foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie vragen wij hiervoor altijd toestemming. Deze toestemming kan een cliënt ten allen tijde weer intrekken.

Wanneer Fiducie Ambulante Begeleiding een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk hierbij aan camerabeelden van een bewakingscamera’s op ons terrein.

Hoe verkrijgt Fiducie Ambulante Begeleiding de persoonsgegevens
De meeste basisgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de cliënt wanneer de zorgleveringsovereenkomst wordt afgesloten en samen het zorgplan wordt geschreven. Daarnaast kunnen wij gegevens van de gemeente of andere zorgaanbieders ontvangen.

Hoe gaan wij intern om met uw gegevens
Om de privacy van onze cliënten te beschermen, beperken wij het intern gebruik van de persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen de medewerkers die op basis van hun functie de gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Voor ons intranet/systeem regelen wij dit door de medewerker bevoegdheid te gegeven tot het inzien van de gegevens.

Daarnaast hebben wij beschreven in ons handboek “Hoe werken wij”, hoe wij omgaan met persoonsgegevens en ondertekenen onze medewerkers een privacyverklaring. In de privacyverklaring staan gedragsregels waar onze medewerkers aan moeten houden betreffend de privacy rondom de cliënten. Door het te ondertekenen bevestigen zij aan ons dat zij de regels kennen en zich hier aan zullen houden.
Al onze medewerkers worden op de hoogte gesteld als er wijzigingen zijn. Deze is ook in te zien voor cliënten en kan opgevraagd worden door een mail te sturen naar info@fiducie.eu.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Fiducie Ambulante Begeleiding neemt technisch en organisatorisch maatregelen om de risico’s te waarborgen, zodat ongewenste handelingen met persoonsgegeven tegen worden gegaan. Deze zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen.

 Hoe gaan wij extern om met uw gegevens?

Verplichte doorgifte
Fiducie Ambulante Begeleiding is verplicht om gegevens over de benodigde en geleverde zorg te delen met gemeentes en/of aan andere zorginstantie bij overdracht of samenwerking.

Deze uitwisseling van gegevens met gemeentes bijvoorbeeld bij Facturen vind plaats via een beveiligde verbinding.

Wanneer wij de casus van een cliënt of de voortgang via de mail spreken met gemeentes en/of andere zorginstanties zullen wij altijd ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens niet te achterhalen zijn in de mail.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Fiducie Ambulante Begeleiding maakt gebruik van een cliënt volg systeem, Zilliz. Zilliz bevat de persoonsgegevens van onze cliënten en zijn alleen in te zien door onze medewerkers en de cliënten zelf. Door autorisaties geven wij toegang tot welke informatie een medewerker of cliënt mag inzien. De leverancier van Zilliz, ziet in principe geen persoonsgegevens.

Overige doorgifte
Wij delen de persoonsgegeven alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgleveringsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. In andere gevallen zullen wij het verstrekken van gegevens aan anderen alleen doen nadat wij toestemming van de cliënt hebben verkregen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens
Hierin moeten wij de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) volgen voor het cliëntendossier, waarvoor een bewaartermijn van 15 jaar geldt na het beëindigen van de zorgovereenkomst.

Rechten met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens
Om de cliënten de juiste zorg te kunnen leveren moeten wij gebruik maken van persoonsgegevens van de cliënt of zijn/haar naaste. Daarom heeft de cliënt zelf recht om de persoonsgegevens:

  • In te zien
  • Te laten corrigeren als ze niet juist zijn
  • Over te laten dragen naar andere personen of organisaties

Daarnaast heeft de cliënt recht om te verzoeken de gegevens te laten verwijderen of bezwaar te maken van de gegevens. Als Fiducie Ambulante Begeleiding gehoor kan geven aan het verzoek zullen wij dit doen en anders motiveren waarom wij genoodzaakt zijn deze gegevens alsnog te bewaren/gebruiken.

Meer weten of ontevreden?
Bent u het niet eens met deze privacyverklaring of heeft u vragen over het beleid? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris van gegevensbescherming; Sacha Polders via info@fiducie.eu en sacha@fiducie.eu.

Wanneer u vind dat wij uw klacht/mail niet goed oppakken kun u beroep doen op onze klachtenprocedure of een klacht indienen bij de toezichthouder, deze heet Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/